Workflows#
Allgemein#
In diesem Kapitel finden Sie die nötigen Hinweise, um das Workflowmodul von LookUp zu benutzen. Sie erfahren wie Sie:
einzelne Aufgaben definieren,
Workflows gestalten,
Unterworkflows organisieren,
mit Workflows arbeiten.
Funktionsbeschreibung#
LookUp bietet als Option ein Workflowmodul, mit Hilfe dessen Terminologieprozesse automatisiert werden können. Traditionell verteilt sich die Terminologiearbeit auf viele Personen und Einzelschritte. Neue Termini, Kommentare zu vorhandenen Termini oder Änderungswünsche entstehen an verschiedenen Stellen in Listen, Notizen, E-Mails und müssen in der Terminologiedatenbank konsolidiert werden. Diese einzelnen Terminologiewünsche werden in der Regel gesammelt und gebündelt bearbeitet. Bis die Änderungen bzw. die neuen Einträge erfasst sind, können mehrere Wochen vergehen. Das ist von Nachteil, wenn diese Information tagtäglich benötigt wird. Die Folge ist dann, dass unter Umständen nachträglich teurere Korrekturen an der Dokumentation, an Softwareoberflächen oder an fremdsprachigen Versionen notwendig sind.
Um solche Prozesse zu standardisieren und zu beschleunigen, hat D.O.G. das Workflowmodul von LookUp entwickelt. Das Grundprinzip ist einfach: Standardaufgaben werden zuerst einmal definiert und konfiguriert. Der Terminologiemanager kann diese Aufgaben einzeln oder gebündelt Mitarbeitern zuweisen. Die betreffenden Benutzer erhalten automatisch eine Benachrichtigung und nehmen die Aufgabe an bzw. lehnen sie ab. Die Aufgaben sind mit einem Termin versehen, zum Beispiel “Neue deutsche Einträge bis zum 30.05 prüfen und freigeben”. Der betreffende Mitarbeiter kann die Aufgabe direkt in LookUp erledigen, und seine Änderungen sind sofort für alle Benutzer sichtbar. Der Terminologieverantwortliche behält jederzeit den Überblick und weiß, welche Terminologieprojekte sich in welchem Stadium befinden. Diese Workflowfunktion unterstützt auf ideale Weise die kooperative Terminologiearbeit.
Der typische Ablauf sieht wie folgt aus:
Übersicht#
Die Arbeit mit der Workflowfunktion von LookUp erfolgt in folgenden Schritten:
Einzelne Standardaufgaben werden definiert.
Workflows bzw. Workflowvorlagen werden definiert, die diese Standardaufgaben verwenden und werden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen.
Die zu bearbeitenden Begriffe bzw. Benennungen werden beigefügt.
Workflow wird gestartet.